Geschäftsreise - Infos & Tipps

1. Geschäftsreise vorbereiten

Reiseziel & Einreise

Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts prüfen
Einreise-, Visa- und Passbestimmungen prüfen
Gültigkeitsanforderungen des Reisepasses beachten
Gesundheits- und Impfempfehlungen prüfen
Auslandskrankenversicherung und Versicherungsschutz prüfen
Bei Bedarf Registrierung beim Auswärtigen Amt prüfen

Organisation

Dienstreise genehmigen lassen
Termine und Ansprechpartner bestätigen
Flug, Bahn, Hotel und ggf. Mietwagen buchen
Transfers und lokale Mobilität planen
Reiserichtlinie des Unternehmens beachten

Technik & Digitales

Laptop, Smartphone und Ladegeräte prüfen
Netzadapter für das Zielland einpacken
Wichtige Dateien offline verfügbar machen
Mehr-Faktor-Authentifizierung und Notfallzugang prüfen
Roaming, eSIM oder Firmen-Mobilfunklösung klären
Vertrauliche Geschäftsdaten unterwegs besonders schützen

2. Dokumente & Zahlungsmittel

Wichtige Dokumente

Personalausweis / Reisepass
Visum bzw. elektronische Einreisegenehmigung, falls erforderlich
Führerschein und ggf. internationaler Führerschein
Krankenversicherungskarte / Versicherungsnachweis
Reise-, Hotel- und Mietwagenbestätigungen
Geschäftliche Unterlagen und Präsentationen
Sichere digitale Kopien wichtiger Dokumente

Zahlungen

Firmenkreditkarte bzw. vereinbartes Zahlungsmittel
Alternative Zahlungsmöglichkeit für Notfälle
Fremdwährung und lokale Zahlungsmöglichkeiten prüfen
Belege unmittelbar digital sichern

3. Reiseapotheke

Die Reiseapotheke sollte zum Reiseziel, zur Reisedauer und zum persönlichen Bedarf passen.

Grundausstattung

Pflaster und kleines Verbandmaterial
Wunddesinfektion
Persönliche Dauermedikamente
Schmerz- und Fiebermittel nach persönlichem Bedarf
Mittel gegen Reiseübelkeit nach persönlichem Bedarf
Elektrolytlösung
Sonnen- und Insektenschutz je nach Reiseziel

Vor Auslandsreisen prüfen

Impfstatus und länderspezifische Empfehlungen
Einfuhrbestimmungen für Medikamente
Erforderliche ärztliche Bescheinigungen
Ausreichender Vorrat an Dauermedikamenten
Medikamente möglichst in Originalverpackung transportieren

4. Während der Reise

Aktuelle Reise- und Sicherheitshinweise beachten
Reiseunterlagen und Geschäftsdaten sicher aufbewahren
Bei vertraulichen Geschäftsvorgängen sichere Verbindungen verwenden
Belege unmittelbar digital erfassen
Änderungen bei Flug, Bahn oder Hotel dokumentieren
Notfallkontakte und Versicherungsdaten griffbereit halten

5. Reisekostenabrechnung

Für die konkrete Abrechnung sind die interne Reiserichtlinie und die jeweils geltenden steuerlichen Vorgaben maßgeblich.

Reisezeit und Abwesenheitszeiten dokumentieren
Fahrtkosten und Tickets erfassen
Hotelrechnung auf korrekte Rechnungsdaten prüfen
Verpflegungsmehraufwand prüfen
Private Kostenanteile sauber trennen
Belege fristgerecht einreichen

Für 2026 veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen die geltenden Pauschbeträge für Auslandsdienstreisen.

BMF – Reisekosten 2026

6. Nach der Reise

Reisekostenabrechnung abschließen
Belege vollständig einreichen
Gesprächsnotizen und Ergebnisse dokumentieren
Offene Aufgaben und Follow-ups festhalten
Relevante Geschäftskontakte nachfassen
Verbesserungsvorschläge für zukünftige Reisen dokumentieren

7. Wichtige offizielle Links

Auswärtiges Amt

Sicher Reisen – Reisetipps

Reise- und Sicherheitshinweise, Einreise, Gesundheitsinformationen und Länderinformationen.

Reisekosten 2026

BMF – Auslandsreisepauschalen 2026

Aktuelle Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.

Deutsche Bahn

DB bahn.business

DB Reiseauskunft

Reisen in der EU

Your Europe – Reisen in der EU

8. Deutsche Flughäfen

Für Flugzeiten, Check-in, Sicherheitskontrollen, Parken und aktuelle Betriebsinformationen sollte immer die Website des jeweiligen Flughafens verwendet werden.