Geschäftsreise - Infos & Tipps

Praktische Checklisten für die Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland.

1. Geschäftsreise vorbereiten

Reiseziel & Einreise

Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts prüfen
Einreise-, Visa- und Passbestimmungen prüfen
Gültigkeitsanforderungen des Reisepasses beachten
Gesundheits- und Impfempfehlungen prüfen
Auslandskrankenversicherung und Versicherungsschutz prüfen
Bei Bedarf Registrierung beim Auswärtigen Amt prüfen

Organisation

Dienstreise genehmigen lassen
Termine und Ansprechpartner bestätigen
Flug, Bahn, Hotel und ggf. Mietwagen buchen
Transfers und lokale Mobilität planen
Reiserichtlinie des Unternehmens beachten

Technik & Digitales

Laptop, Smartphone und Ladegeräte prüfen
Netzadapter für das Zielland einpacken
Wichtige Dateien offline verfügbar machen
Mehr-Faktor-Authentifizierung und Notfallzugang prüfen
Roaming, eSIM oder Firmen-Mobilfunklösung klären
Vertrauliche Geschäftsdaten unterwegs besonders schützen

2. Dokumente & Zahlungsmittel

Wichtige Dokumente

Personalausweis / Reisepass
Visum bzw. elektronische Einreisegenehmigung, falls erforderlich
Führerschein und ggf. internationaler Führerschein
Krankenversicherungskarte / Versicherungsnachweis
Reise-, Hotel- und Mietwagenbestätigungen
Geschäftliche Unterlagen und Präsentationen
Sichere digitale Kopien wichtiger Dokumente

Zahlungen

Firmenkreditkarte bzw. vereinbartes Zahlungsmittel
Alternative Zahlungsmöglichkeit für Notfälle
Fremdwährung und lokale Zahlungsmöglichkeiten prüfen
Belege unmittelbar digital sichern

Hinweis: Veraltete Punkte wie Traveller-Checks wurden entfernt. Für Auslandsreisen sind heute insbesondere Kartenzahlung, Firmenkarten und eine Notfall-Alternative relevant.

3. Reiseapotheke

Die Reiseapotheke sollte zum Reiseziel, zur Reisedauer und zum persönlichen Bedarf passen.

Grundausstattung

Pflaster und kleines Verbandmaterial
Wunddesinfektion
Persönliche Dauermedikamente
Schmerz- und Fiebermittel nach persönlichem Bedarf
Mittel gegen Reiseübelkeit nach persönlichem Bedarf
Elektrolytlösung
Sonnen- und Insektenschutz je nach Reiseziel

Vor Auslandsreisen prüfen

Impfstatus und länderspezifische Empfehlungen
Einfuhrbestimmungen für Medikamente
Erforderliche ärztliche Bescheinigungen
Ausreichender Vorrat an Dauermedikamenten
Medikamente möglichst in Originalverpackung transportieren

Nicht pauschal erforderlich: Spezialausrüstung wie Wasserentkeimer, Signalpfeife, Löschdecke oder sterile Einmalspritzen gehört nicht automatisch in jede Geschäftsreiseapotheke.

4. Während der Reise

Aktuelle Reise- und Sicherheitshinweise beachten
Reiseunterlagen und Geschäftsdaten sicher aufbewahren
Bei vertraulichen Geschäftsvorgängen sichere Verbindungen verwenden
Belege unmittelbar digital erfassen
Änderungen bei Flug, Bahn oder Hotel dokumentieren
Notfallkontakte und Versicherungsdaten griffbereit halten

5. Reisekostenabrechnung

Für die konkrete Abrechnung sind die interne Reiserichtlinie und die jeweils geltenden steuerlichen Vorgaben maßgeblich.

Reisezeit und Abwesenheitszeiten dokumentieren
Fahrtkosten und Tickets erfassen
Hotelrechnung auf korrekte Rechnungsdaten prüfen
Verpflegungsmehraufwand prüfen
Private Kostenanteile sauber trennen
Belege fristgerecht einreichen

Für 2026 veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen die geltenden Pauschbeträge für Auslandsdienstreisen.

BMF – Reisekosten 2026

6. Nach der Reise

Reisekostenabrechnung abschließen
Belege vollständig einreichen
Gesprächsnotizen und Ergebnisse dokumentieren
Offene Aufgaben und Follow-ups festhalten
Relevante Geschäftskontakte nachfassen
Verbesserungsvorschläge für zukünftige Reisen dokumentieren

7. Wichtige offizielle Links

Auswärtiges Amt

Sicher Reisen – Reisetipps

Reise- und Sicherheitshinweise, Einreise, Gesundheitsinformationen und Länderinformationen.

Reisekosten 2026

BMF – Auslandsreisepauschalen 2026

Aktuelle Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten.

Deutsche Bahn

DB bahn.business

DB Reiseauskunft

Reisen in der EU

Your Europe – Reisen in der EU

8. Deutsche Flughäfen

Für Flugzeiten, Check-in, Sicherheitskontrollen, Parken und aktuelle Betriebsinformationen sollte immer die Website des jeweiligen Flughafens verwendet werden.

Stand: 31.08.2026. Die Informationen dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer-, medizinische oder sicherheitsbezogene Beratung.

Reisevorbereitung

Visum beantragen
Impfungen überprüfen
Gültigkeit des Reisepasses und Ausweises über prüfen (Manche Einreisebestimmungen sehen eine Mindestgültigkeit von mehreren Monaten vor)
Auslandskrankenschein besorgen
Auslandskrankenversicherung beantragen
Devisen bei der Bank bestellen
Traveller-Checks bestellen
Internationalen Führerschein auf Gültigkeit überprüfen
Gepäckversicherung
Dienstreisegenehmigung bei Vorgesetzten einholen
Präsentationstechnik am Ankunftsort erfragen (Beamer, Overhead-Projektor, Internet, PC etc.)
Handy für das Ausland freischalten lassen.

Reisebuchung

Buchung des Fluges
Reservierung des Hotels
Reservierung eines Mietwagens
Buchung einer Bahnfahrt

Ausweise

Reisepass
Visum
Personalausweis
Impfpass
Führerschein, evtl. internationaler
Bahn Card
Krankenversicherungs-Karte
ADAC-Karte, für Ausland ADAC Plus / Auslandsschutzbrief
Grüne Versicherungskarte bei Autoreisen
Kfz-Zulassung
Kopien aller wichtigen Dokumente getrennt von den Originalen im Gepäck mitführen
Kopien aller wichtigen Dokumente bei Vertretung im Büro lassen

Erste Hilfe:

Verbandpäckchen
Mullbinden
Pflaster
Elastische Binden
Wunddesinfektionsmittel

Für die äußere Anwendung:

Sportsalbe bei Prellungen und Verstauchungen
Arznei gegen Pilzkrankheiten
Gel gegen Insektenstiche, Allergien und Sonnenbrand
Insektenabwehrendes Mittel
Sonnenschutz
Lippenschutz
Aprés-Creme
Nasenspray und Arznei gegen Ohrentzündung
Tropfen gegen Augenentzündung

Für die innere Anwendung:

Tabletten oder Kaugummi gegen Reisekrankheit und Übelkeit
Mittel gegen Durchfall
Wasser-Elektrolyt-Mischung bei Durchfall und Erbrechen
Medikament gegen Blähungen
Mittel gegen Verstopfung
Schmerz- und Fiebermittel
Mittel gegen Husten und Schnupfen
Medikament gegen Kreislaufstörungen
Vitamin- und Mineralstoffpräparate
Medikamente, die Sie regelmäßig einnehmen oder anwenden

Sonstiges:

Desinfektionsmittel
Fieberthermometer
Pinzette
Wasserentkeimer
Signalpfeife
Löschdecke
Sterile Einmalspritzen und Kanülen

Spesensätze dienen der Abrechnung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten, die während der Dienstreise anfallen. Die Webseite „Forum – Wissen, das ankommt“ liefert in Tabellenform einen Überblick zu den derzeit gültigen Reisekostenpauschalen, Kürzungen und Pauschbeträgen.

link zum Anbieter

Auslandspauschalen gibt es für Verpflegung und Übernachtung. Die hier dargestellten Werte für Verpflegung beziehen sich immer auf einen ganzen Reisetag und sind sogenannte Vollpauschalen. Teilpauschalen werden an Hand der Zeitgrenzen ermittelt. Die aktuellen Auslandspauschalen finden Sie beim Bundesministerium der Finanzen als PDF-Datei.